Collaboration is a necessity!

An article which deals about the collaboration: one of the keys of success for the company.

http://blogs.forbes.com/oreillymedia/2011/06/13/collaboration-rules-five-reasons-why-collaboration-matters-now-more-than-ever/

10 clés de succès pour votre projet

On assimile souvent, la gestion de projet à un planning avec des tâches, mais c’est seulement la face cachée de l’iceberg car gérer un projet c’est également établir un mode de communication avec les différents collaborateurs du projet et leur permettre de mettre à jour facilement leur avancement.

 

Pour mener un projet à terme, un ensemble de paramètres sont à prendre en compte. Voici 10 points clés pour vous aider à obtenir le succès de vos projets.

1. Un seul responsable de projet ayant la disponibilité et les pouvoirs suffisants.

2. Un objectif projet clairement défini, formalisé et validé. Chaque projet devrait disposer d’une page regroupant ses informations principales. En rassemblant les différents acteurs autour d’un référentiel projet unique les différents intervenants du projet peuvent mieux comprendre le but du projet et ses échéances clés.

3. Une organisation projet basée sur une communication concertée détaillant les rôles et responsabilités de chacun.

4. Une planification partagée intégrant la totalité des activités et les responsabilités de chacun ainsi que la disponibilité des moyens humains, matériels et financiers reconnus nécessaires. Un planning partagé permet d’impliquer chacun des intervenants et de leur expliquer les enjeux liés à leur travail. Le planning partagé permet aux intervenants de mettre à jour aisément l’avancement de leurs tâches. Ainsi, le chef de projet pourra suivre et contrôler en temps réel, l’avancement précis du projet et mieux maitriser le respect des délais.

5. Une bonne communication entre tous les acteurs du projet. Chaque projet possède son lot de questions et le chef de projet doit s’assurer que la bonne information arrive aux bonnes personnes et au bon moment. Une communication centralisé et conviviale de type forum et Wikis, facilite et accroît l’efficacité des échanges au sein du projet et permet d’éviter un nombre innombrables de mails.

6. La centralisation du partage des documents. Tout projet génère un ensemble de documents à partager. Souvent, ces documents sont partagés par email et de nombreuses versions se perdent sur chacun des ordinateurs des collaborateurs. Pour gagner en efficacité, l’utilisation d’un système centralisé d’échange de documents (GED) est fortement recommandée. En déposant vos documents projet dans la base documentaire centralisée, tous les intervenants assignés peuvent facilement télécharger les documents et même les mettre à jour au besoin, peu importe où ils se trouvent. Les intervenants peuvent facilement suivre l’évolution des changements apportés à un document de projet grâce au système de versionning (La conservation automatique de l’historique des versions d’un document).

7. Un suivi adapté, précis et régulier. Le succès du projet implique le respect des délais. Il est important de mettre en place un suivi précis et régulier de l’avancement des activités. Avec un système d’avancement partagé facilement mis à jour par vos collaborateurs, vous pouvez suivre en temps réel l’état de votre projet et le respect de la démarche dans l’enchaînement des phases et des points de contrôle.

8. Un contrôle efficace de l’état de « santé » du projet. Il s’agit de comparer la planification avec le réalisé, de construire des tableaux de bords (Dashboard) qui vont aider le chef de projet à prendre à temps les bonnes décisions et les actions correctives. Le contrôle de projet à notamment pour objectif d’éviter les retards, de diminuer les coûts et d’améliorer la performance. L’utilisation d’un tableau de bord comportant un système d’alerte à l’approche des jalons aide le chef de projet de contrôler l’évolution du projet en fonction des différentes phases de sa réalisation.

9. Une gestion rigoureuse des changements et des modifications en cours de projet. Parce que dans un projet, il est impossible de tout prévoir dès le départ, il est important de pouvoir contrôler les éléments inattendus qui se produisent au cours du projet. Un système de suivi de changements, de problèmes et de ces caractéristiques est la solution parfaite. Ce système vous permet d’identifier et de soumettre les risques et les problèmes dès le début et vous aide à lister toutes les tâches nécessaires pour les résoudre avant qu’ils aient un impact sur l’échéance du projet. Les chefs de projet sont alors toujours au fait des problèmes rencontrés.

10. Une communication avec la direction. Le de chef de projet doit pouvoir à tout moment communiquer sur l’état du projet avec sa direction, notamment sur l’application des décisions prises par les instances de pilotage. Il est important de pouvoir fournir à tout moment un compte rendu rapide et efficace avec des ses indicateurs fiables sur d’ensemble de portefeuille de projets.

La mise en place et l’adéquation de ces 10 points clés, simples et essentielles, contribuera au bon déroulement et au succès de vos projets.

 

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L’équipe Projectpro vous souhaite la meilleure réussite dans vos projets !

 

Travailler ensemble sur un document n’a jamais été aussi facile!

Comment Travailler en collaboration et partager des documents avec Projectpro ?

Tout projet génère un ensemble de documents à partager. Souvent, ces documents sont partagés par email et de nombreuses versions se perdent sur chacun des ordinateurs des collaborateurs.

Afin d’optimiser le travail des équipes, déposez-les simplement sur la base documentaire de Projectpro. De cette façon, tous les utilisateurs assignés peuvent télécharger les documents et même les mettre à jour au besoin, peu importe où ils se trouvent.


Pour en savoir plus: http://www.projectpro.eu/fr/fonctionnalites/base-documentaire-ged/

 

Découvrez Projectpro en deux minutes

Le nouveau Forum de Projectpro disponible!

Commentez et échangez sur vos projets en temps réel. Gardez toutes les discussions projet dans un seul endroit

Le forum est un espace partagé permettant de centraliser et d’archiver vos échanges projet en conservant la date de réponse et les répondants. Chaque fil de discussion permet de garder dans un dans un seul endroit, l’ensemble des messages d’une conversation postés par les différents participants du projet.

Les participants peuvent également s’abonner aux diverses discussions et ainsi être notifiés par email lors de nouveaux sujets et commentaires.

Pour découvrir notre nouveau forum Rendez-vous sur le site de Projectpro: http://www.projectpro.eu/fr/decouvrir/demonstration/

 

Bonne Gestion de projet avec Projectpro!

Adieu les emails!

Désormais, postez vos messages sur le nouveau Forum de Projectpro.
Vous constatez un problème sur un projet, ou vous avez besoin d’aide pour accomplir une tâche. Au lieu d’envoyer des emails à tout le monde, utilisez notre nouveau Forum de discussion !

Partagez facilement vos messages, commentaires et demandes de tous les membres de la communauté projet. Gardez toutes les discussions du projet dans un seul endroit.

Bonne Gestion de projet avec Projectpro!

Ai-je besoin d’un logiciel de collaboration?

Une collaboration efficace est essentielle au bon fonctionnement et à la croissance de toute entreprise. Mais même avec un bon travail en équipe, il est difficile parfois de garder la trace des documents qui circulent et de savoir lesquels sont à jour.

C’est là qu’un logiciel de collaboration peut vous aider !

Pour améliorer le fonctionnement de votre entreprise, Il est plus facile de gérer le travail en équipe à travers une solution partagée en ligne. Ainsi, la solution de collaboration vous permet de gérer : l’édition des vos documents, l’avancement des projets et des tâches. La solution permet également de partager facilement des calendriers, de centraliser les discussions entre vos collaborateurs et bien plus… le tout dans un seul endroit !

Pour déterminer si votre entreprise a besoin de ce type de logiciel, posez-vous ces trois questions :

  1. Avez-vous un problème de collaboration ou de communication dans votre entreprise? Un outil qui facilite la collaboration, n’améliora pas forcement la communication entre vos équipes, c’est un problème distinct. Mais si vous avez besoin d’un moyen de mieux organiser votre communication, Projectpro peut vous aider.
  2. Saisissez-vous les mêmes données aux différents endroits? Si vous devez consulter plusieurs sources de données différentes pour avoir une réponse, cela veut dire que vous ne répondez pas aux problèmes de votre entreprise en temps réel.
  3. Trouvez-vous que votre boîte de réception est submergée? Si votre boîte de réception est pleine de communication interne avec des messages comme : des allez-retours pour  organiser une réunion avec les calendriers de tout le monde ?, ou avec un document qui fait le tour des collaborateurs afin d’ajouter des commentaires, des modifications ou des mises à jour, alors, il est peut-être, temps d’utiliser un logiciel de collaboration !

Un dernier conseil avant de choisir votre logiciel de collaboration: la clé du succès est l’adoption par les collaborateurs. Assurez-vous que le logiciel adopté fasse partie de la façon dont vous et vos collègues travaillent tous les jours au lieu de rajouter une étape supplémentaire à votre charge de travail.

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Pour en savoir plus allez sur: http://www.projectpro.eu/fr/fonctionnalites/base-documentaire-ged/

Suivre les actions projet

Comment suivre mes actions et les actions de mon équipe grâce au tableau de bord?